Tempi di refertazione di laboratorio: cosa succede tra il prelievo del campione e l’esecuzione delle analisi di laboratorio?

Un campione può lasciare il luogo di raccolta in tempo e arrivare comunque in ritardo all’analizzatore. Tra la raccolta e l’analisi si interpone una catena pre-analitica che comprende identificazione, corrispondenza degli ordini, registrazione, chiarimento, instradamento, tracciamento e trasferimento dei dati tra i sistemi. Quando una di queste fasi fallisce, i tempi di refertazione del laboratorio possono allungarsi ancor prima che l’analisi abbia inizio.

L’importanza dei tempi di risposta nelle operazioni di laboratorio non si limita alla velocità dell’analizzatore. Si può perdere tempo durante l’analisi di una provetta etichettata in modo errato, la correzione di un ordine incompleto o il chiarimento di informazioni mancanti.

Lo standard CLSI PRE01 include l’ordinazione, l’identificazione, l’etichettatura, il trasporto e la manipolazione dei campioni nel processo di pre-esame. In questo contesto, MDForLives ha intervistato responsabili, supervisori e direttori di laboratorio negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Canada per comprendere dove si riscontrano le maggiori difficoltà nella fase di accettazione dei campioni. I risultati dettagliati sono disponibili nel rapporto MDForLives Laboratory Accessioning Insight Report .

Il Rapporto Insight copre dati dettagliati. Questo blog pone una domanda più pratica: dove può un campione perdere tempo tra la raccolta e l’analisi?

L’incertezza sull’identità può ritardare i tempi di elaborazione prima che inizi la procedura di accesso.

La prima minaccia ai tempi di elaborazione dei campioni in laboratorio può manifestarsi ancor prima che il campione raggiunga il laboratorio. Nell’indagine MDForLives, il 71,4% degli intervistati ha identificato provette o contenitori per campioni etichettati in modo errato, non etichettati o non corrispondenti come la causa più frequente di rifiuto pre-analitico o di ritardo nell’elaborazione.

Un problema di etichettatura trasforma un campione di routine in un’eccezione. Il personale potrebbe dover verificare gli identificativi, contattare il centro di raccolta, decidere se il campione può essere accettato o organizzare una nuova raccolta. I responsabili hanno anche descritto codici a barre posizionati in modo da impedirne la scansione e campioni che arrivavano con identificativi scritti a mano.

Per quanto riguarda i tempi di risposta (TAT) delle analisi di laboratorio, la qualità del prelievo influisce sulla possibilità che un campione venga considerato un’analisi di routine o un problema da risolvere preventivamente. Proteggere i tempi di risposta inizia quindi garantendo che il campione sia identificabile e scansionabile fin dal primo contatto.

Un laboratorio prevalentemente digitale può comunque ereditare una coda manuale

Anche un campione correttamente etichettato necessita di un ordine che il laboratorio possa utilizzare. L’ordinazione elettronica è comune, ma le richieste cartacee rimangono parte del flusso di lavoro per molti intervistati.

Le richieste cartacee o incomplete potrebbero comunque dover essere lette, abbinate al campione, inserite, verificate e corrette. L’indagine ha rilevato che il 42,9% degli intervistati impiega da 1 a 3 minuti per trascrivere o verificare manualmente le informazioni per ogni richiesta cartacea.

Quei minuti possono sembrare insignificanti singolarmente, ma si accumulano in flussi di lavoro di ricezione frenetici. La digitalizzazione parziale non elimina il lavoro manuale, ma si concentra sugli ordini che non rientrano nel normale percorso digitale.

Migliorare i tempi di risposta nelle operazioni di laboratorio significa quindi guardare oltre il numero di ordini che arrivano elettronicamente e chiedersi quanto tempo del personale viene ancora impiegato per risolvere le eccezioni.

La mancanza di informazioni trasforma il tempo di elaborazione in tempo di attesa

La registrazione di un campione può richiedere solo pochi minuti. L’attesa di informazioni mancanti può invece essere molto più lunga. Nell’indagine, il 42,9% degli intervistati ha riferito che i tempi di attesa per ottenere chiarimenti variavano dai 15 ai 60 minuti, mentre un altro 42,9% ha segnalato attese da 1 a 4 ore per risolvere errori di registrazione o dettagli mancanti nell’ordine.

Il campione potrebbe già trovarsi all’interno del laboratorio, ma la procedura non può proseguire finché non vengono confermate le informazioni mancanti. Nel frattempo, è comunque necessario conservarlo, tracciarlo, rivederlo e monitorarne l’evoluzione.

L’opportunità non consiste semplicemente nel velocizzare l’accesso ai documenti, ma nel ridurre i tempi tra l’individuazione di un’anomalia e la sua risoluzione. Ordini completamente elettronici, chiara attribuzione di responsabilità, canali di comunicazione rapidi e flussi di lavoro definiti per la gestione delle eccezioni possono impedire che una piccola lacuna informativa si trasformi in una pausa di un’ora.

Mentre il campione si muove: la scarsa visibilità crea lavoro intorno al lavoro

Non tutti i ritardi sono dovuti al fatto che il campione ha smesso di muoversi. A volte, chi lo attende semplicemente non riesce a vederlo.

La ricerca di MDForLives ha rilevato che le chiamate sullo stato dei campioni da parte di medici, infermieri o personale clinico creano interruzioni ricorrenti per i team di accettazione. Ciò genera due flussi di lavoro attorno a un singolo campione: il lavoro fisico di ricezione, accettazione, smistamento e analisi, e il lavoro informativo di conferma della sua posizione e dell’eventuale mancanza di qualcosa.

Quando lo stato del campione non è visibile al di fuori del laboratorio, i team clinici hanno poche opzioni se non chiedere. Il tracciamento in tempo reale può ridurre tale duplicazione durante la ricezione, l’accettazione, l’instradamento, l’invio e i test.

Poiché i laboratori cercano di migliorare la visibilità, l’intelligenza artificiale nei laboratori clinici può anche supportare l’identificazione di modelli di flusso di lavoro e lacune informative che contribuiscono a ritardi non necessari.

La visibilità può quindi influenzare i tempi di elaborazione quasi quanto la posizione. Un campione che si muove fisicamente ma è invisibile digitalmente può comunque generare incertezza e lavoro aggiuntivo.

L’automazione risparmia tempo solo quando i trasferimenti funzionano.

Molti laboratori utilizzano già sistemi di ordinazione elettronica, codici a barre e piattaforme LIS. Le difficoltà residue spesso si presentano tra questi strumenti.

Solo il 14,3% degli intervistati ha descritto l’integrazione del LIS con i sistemi di ordinazione come impeccabile. I responsabili di laboratorio hanno inoltre segnalato difficoltà nel reperire i campioni nelle aree di ricevimento affollate e una scarsa integrazione con i fornitori esterni per le analisi da inviare a laboratori esterni.

Questo aspetto è rilevante quando si considerano le cause dei ritardi nelle analisi di laboratorio esternalizzate o inviate a laboratori esterni. Una volta che un campione oltrepassa i confini organizzativi, il trasporto, le interfacce esterne, il tracciamento e la comunicazione possono creare nuovi punti in cui le informazioni e lo stato del campione si disperdono.

L’implicazione va ben oltre la semplice installazione di nuove tecnologie. Un codice a barre è utile solo se viene letto, un ordine elettronico solo se il sistema ricevente è in grado di utilizzarlo, e un’interfaccia LIS solo se riduce le operazioni manuali di abbinamento e reinserimento dati.

Un’automazione di laboratorio efficace può ridurre il lavoro manuale ripetitivo e migliorare la coerenza del flusso di lavoro, ma il suo impatto dipende da quanto bene i sistemi sottostanti e i passaggi di consegne sono interconnessi.

Per quanto riguarda i tempi di risposta del laboratorio, l’obiettivo non è la massima digitalizzazione. È la continuità dall’ordine al campione fino all’analisi.

Il tempo di elaborazione inizia prima dell’analizzatore

Quando i team di laboratorio discutono dei tempi di risposta, l’attenzione si concentra spesso sulle piattaforme analitiche, sul personale o sulla produttività dei test. Tuttavia, parte del ritardo potrebbe essersi già accumulata prima che l’analizzatore riceva il campione.

Un problema di etichettatura genera un’indagine. Un ordine incompleto genera lavoro manuale. La mancanza di informazioni crea un blocco. Un monitoraggio limitato genera chiamate di stato. Un’interruzione nell’interfaccia crea un rientro. Nessuno di questi problemi è il test di laboratorio in sé, eppure ognuno di essi può influenzare il momento in cui il test inizia.

Queste dipendenze pre-analitiche sono importanti non solo per la velocità, ma anche per l’accuratezza diagnostica nei laboratori , poiché l’identificazione, la corrispondenza degli ordini, la gestione dei campioni e l’integrità delle informazioni possono influenzare l’affidabilità del percorso di analisi.

Questa è l’importanza più ampia del tempo di risposta nella pratica di laboratorio: il TAT (Time Attainment Test) riflette l’affidabilità dell’intero processo, non semplicemente la velocità con cui uno strumento produce un risultato.

Per i responsabili di laboratorio, la domanda utile non è solo “Come si possono velocizzare i test?”, ma anche “Dove il campione smette di muoversi in modo fluido prima che inizi il test?”

Una migliore identificazione dei campioni, ordini digitali più completi, chiarimenti più rapidi, tracciabilità visibile e una maggiore integrazione dei sistemi convergono tutti verso lo stesso obiettivo: ridurre i momenti in cui il personale deve fermarsi, interpretare, reinserire, ricercare o individuare manualmente le informazioni.