Eine Probe kann den Probenahmeort pünktlich verlassen und dennoch verspätet beim Analysegerät eintreffen. Zwischen Probenahme und Testung liegt eine präanalytische Kette von Schritten, die Identifizierung, Auftragsabgleich, Registrierung, Klärung, Weiterleitung, Nachverfolgung und Systemübergabe umfassen. Wenn einer dieser Schritte fehlschlägt, kann sich die Bearbeitungszeit im Labor verlängern, noch bevor die analytischen Tests überhaupt begonnen haben.
Die Bedeutung der Bearbeitungszeit im Laborbetrieb beschränkt sich nicht nur auf die Analysegeschwindigkeit. Zeit kann verloren gehen, wenn ein falsch etikettiertes Röhrchen untersucht, eine unvollständige Bestellung korrigiert oder fehlende Informationen geklärt werden müssen.
CLSI PRE01 ordnet die Probenbestellung, -identifizierung, -kennzeichnung, den Transport und die Handhabung dem präoperativen Prozess zu. Vor diesem Hintergrund befragte MDForLives Laborleiter, -aufsichtspersonen und -direktoren in den USA, Großbritannien und Kanada, um die Ursachen für Probleme bei der Probenannahme zu ermitteln. Die detaillierten Ergebnisse sind im MDForLives Laboratory Accessioning Insight Report verfügbar.
Der Insight Report enthält detaillierte Daten. Dieser Blog stellt eine praktischere Frage: Wo kann es zwischen Probenentnahme und -analyse zu Zeitverlusten kommen?
Identitätsunsicherheit kann die Bearbeitungszeit vor Beginn des Beitrittsprozesses verzögern.
Die erste Gefahr für die Bearbeitungszeit im Labor kann bereits vor dem Eintreffen der Probe auftreten. In der MDForLives-Umfrage gaben 71,4 % der Befragten falsch etikettierte, nicht etikettierte oder nicht zusammenpassende Probenröhrchen oder -behälter als häufigste Ursache für präanalytische Ablehnung oder Verzögerungen bei der Bearbeitung an.
Ein Etikettierungsfehler macht aus einer Routineprobe einen Ausnahmefall. Die Mitarbeiter müssen möglicherweise die Identifikationsmerkmale überprüfen, die Probenentnahmestelle kontaktieren, über die Annahme der Probe entscheiden oder eine erneute Probenentnahme veranlassen. Es wurde auch von Barcodes berichtet, die so positioniert waren, dass sie nicht gescannt werden konnten, und von Proben mit handschriftlichen Kennzeichnungen.
Bei Labortests beeinflusst die Qualität der Probenentnahme die Bearbeitungszeit (TAT) und ob eine Probe als Routinearbeit oder als Problemfall, der zunächst gelöst werden muss, im Labor eingeht. Die Einhaltung der Bearbeitungszeit beginnt daher damit, die Probe beim ersten Kontakt identifizierbar und scannbar zu machen.
Ein überwiegend digitales Labor kann dennoch eine manuelle Warteschlange übernehmen.
Auch für eine korrekt etikettierte Probe wird ein vom Labor verwendbarer Auftrag benötigt. Elektronische Aufträge sind zwar üblich, Papierformulare gehören aber für viele Anwender weiterhin zum Arbeitsablauf.
Papierformulare oder unvollständige Bestellungen müssen unter Umständen noch gelesen, mit der Probe abgeglichen, erfasst, überprüft und korrigiert werden. Die Umfrage ergab, dass 42,9 % der Befragten 1 bis 3 Minuten für die manuelle Übertragung oder Überprüfung der Informationen auf jedem Papierformular aufwendeten.
Diese Minuten mögen einzeln betrachtet unbedeutend erscheinen, summieren sich aber im hektischen Wareneingangsprozess. Die teilweise Digitalisierung beseitigt manuelle Arbeit nicht. Sie konzentriert sich auf die Aufträge, die nicht über den üblichen digitalen Prozess abgewickelt werden.
Eine Verbesserung der Bearbeitungszeiten im Laborbetrieb bedeutet daher, nicht nur auf die Anzahl der elektronisch eingehenden Aufträge zu achten, sondern auch zu hinterfragen, wie viel Arbeitszeit des Personals noch für die Bearbeitung von Ausnahmefällen aufgewendet wird.
Fehlende Informationen verwandeln Bearbeitungszeit in Wartezeit.
Die Registrierung eines Exemplars kann nur wenige Minuten dauern. Das Warten auf fehlende Informationen kann deutlich länger dauern. In der Umfrage gaben 42,9 % der Befragten an, dass die Klärung 15 bis 60 Minuten in Anspruch nahm, während weitere 42,9 % von Wartezeiten von 1 bis 4 Stunden berichteten, als ein Fehler bei der Erfassung oder eine fehlende Bestellangabe geklärt werden musste.
Die Probe befindet sich möglicherweise bereits im Labor, kann aber erst weiterbearbeitet werden, wenn die fehlenden Informationen bestätigt wurden. In der Zwischenzeit muss sie weiterhin aufbewahrt, verfolgt und gegebenenfalls erneut untersucht werden.
Die Chance besteht nicht nur darin, den Beitrittsprozess zu beschleunigen. Es geht darum, die Zeit zwischen dem Erkennen einer Ausnahme und deren Behebung zu verkürzen. Vollständige elektronische Bestellungen, klare Zuständigkeiten, schnelle Kommunikationswege und definierte Arbeitsabläufe für Ausnahmefälle können verhindern, dass aus einer kleinen Informationslücke eine einstündige Unterbrechung wird.
Während sich das Objekt bewegt: Schlechte Sichtverhältnisse verursachen Arbeit um die Arbeit herum.
Nicht jede Verzögerung entsteht dadurch, dass sich das Exemplar nicht mehr bewegt. Manchmal können die Wartenden es einfach nicht finden.
Die MDForLives-Studie ergab, dass Anrufe von Ärzten, Pflegekräften oder Klinikpersonal zum Probenstatus die Teams, die die Probenannahme bearbeiten, immer wieder unterbrechen. Dadurch entstehen zwei Arbeitsabläufe für eine einzige Probe: die physische Arbeit des Empfangs, der Registrierung, der Weiterleitung und der Testung sowie die Informationsarbeit, den Standort der Probe zu bestätigen und festzustellen, ob etwas fehlt.
Wenn der Status einer Probe außerhalb des Labors nicht einsehbar ist, bleibt den klinischen Teams kaum eine andere Wahl, als nachzufragen. Die Echtzeitverfolgung kann diese Doppelarbeit bei der Annahme, Registrierung, Weiterleitung, dem Versand und der Testung reduzieren.
Da Labore bestrebt sind, die Transparenz zu verbessern, kann KI in klinischen Laboren auch die Identifizierung von Arbeitsablaufmustern und Informationslücken unterstützen, die zu unnötigen Verzögerungen beitragen.
Die Sichtbarkeit kann die Bearbeitungszeit daher fast genauso stark beeinflussen wie der Standort. Ein Objekt, das sich physisch bewegt, aber digital unsichtbar ist, kann dennoch Unsicherheit und zusätzlichen Aufwand verursachen.
Automatisierung spart nur dann Zeit, wenn die Übergaben funktionieren.
Viele Labore nutzen bereits elektronische Bestellsysteme, Barcodesysteme und Laborinformationssysteme. Die verbleibenden Reibungspunkte entstehen oft zwischen diesen Werkzeugen.
Lediglich 14,3 % der Befragten beschrieben die Integration des Laborinformationssystems (LIS) mit den Bestellsystemen als reibungslos. Laborleiter berichteten zudem von Schwierigkeiten bei der Probenfindung in stark frequentierten Annahmebereichen und von mangelhafter Integration mit externen Dienstleistern für externe Labortests.
Dies ist relevant, wenn man die Ursachen für Verzögerungen bei ausgelagerten oder externen Labortests betrachtet. Sobald eine Probe die Grenzen einer Organisationsgruppe überschreitet, können Transport, externe Schnittstellen, Nachverfolgung und Kommunikation neue Punkte schaffen, an denen Informationen und der Status der Probe voneinander getrennt werden.
Die Auswirkungen reichen weit über die bloße Installation zusätzlicher Technologie hinaus. Ein Barcode ist nur dann hilfreich, wenn er gescannt werden kann, eine elektronische Bestellung nur, wenn das empfangende System sie verarbeiten kann, und eine LIS-Schnittstelle nur, wenn sie den manuellen Abgleich und die erneute Dateneingabe reduziert.
Eine effektive Laborautomatisierung kann repetitive manuelle Arbeiten reduzieren und die Konsistenz der Arbeitsabläufe verbessern, ihre Wirkung hängt jedoch davon ab, wie gut die zugrunde liegenden Systeme und die Übergabeprozesse miteinander verbunden sind.
Bei der Bearbeitungszeit im Labor steht nicht die maximale Digitalisierung im Vordergrund, sondern die Kontinuität von der Bestellung über die Probenentnahme bis hin zur Testung.
Die Bearbeitungszeit beginnt vor dem Analysator.
When laboratory teams discuss turnaround time, attention often moves to analytical platforms, staffing, or testing throughput. But part of the delay may already have accumulated before the analyzer receives the specimen.
Ein Etikettierungsproblem erfordert Nachforschungen. Eine unvollständige Bestellung führt zu manueller Arbeit. Fehlende Informationen führen zu einer Verzögerung. Unzureichende Nachverfolgung erfordert Statusabfragen. Eine Schnittstellenlücke erfordert erneute Dateneingabe. Nichts davon ist der Labortest selbst, doch jeder dieser Faktoren kann den Testbeginn beeinflussen.
Diese präanalytischen Abhängigkeiten sind nicht nur für die Geschwindigkeit, sondern auch für die diagnostische Genauigkeit in Laboren von Bedeutung, da Identifizierung, Zuordnung der Proben, Probenhandhabung und Datenintegrität die Zuverlässigkeit des Testablaufs beeinflussen können.
Das ist die übergeordnete Bedeutung der Bearbeitungszeit in der Laborpraxis: Die Bearbeitungszeit spiegelt wider, wie zuverlässig der gesamte Arbeitsablauf abläuft, und nicht nur, wie schnell ein Gerät ein Ergebnis liefert.
Für Laborleiter ist die entscheidende Frage nicht nur: „Wie können die Tests beschleunigt werden?“, sondern auch: „Wo stoppt die reibungslose Bewegung der Probe, bevor die Testung beginnt?“
Eine bessere Probenidentifizierung, vollständigere digitale Bestellungen, schnellere Klärung, sichtbare Nachverfolgung und eine stärkere Systemintegration zielen alle auf dasselbe Ziel ab: die Momente zu reduzieren, in denen Mitarbeiter anhalten, interpretieren, erneut eingeben, nachforschen oder Informationen manuell finden müssen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Laboranalyse?
Die Bearbeitungszeit im Labor bezeichnet die Zeit, die für die Durchführung eines Labortests benötigt wird. Die genauen Start- und Endpunkte variieren je nach Labor und Test, und Verzögerungen können vor, während oder nach der Analyse auftreten.
Was kann eine Laboruntersuchung verzögern, bevor die Analyse beginnt?
Zu den präanalytischen Verzögerungen können Etikettierungsprobleme, unvollständige Aufträge, Papieranforderungsscheine, manuelle Dateneingabe, Transportprobleme, Wartezeiten auf Klärungen, Routenprobleme und eingeschränkte Transparenz über den Probenstandort gehören.
Warum sind Etikettierungsfehler für die Bearbeitungszeit von Labortests wichtig?
A mislabeled, unlabeled, or mismatched specimen may require investigation or recollection before testing canproceed, creating both a quality concern and a turnaround delay.
Wie kann die Integration von Laborinformationssystemen die Bearbeitungszeiten in Laborabläufen verbessern?
Eine effektive Integration von Laborinformationssystemen (LIS) kann doppelte Dateneingabe, manuelle Zuordnung und Klärungsbedarf reduzieren, indem ein zuverlässiger Austausch von Auftrags- und Probeninformationen zwischen den Systemen ermöglicht wird.
Kann die Auslagerung von Tests oder die Durchführung von externen Labortests die Bearbeitungszeit im Labor verlängern?
Ja. Externe Testverfahren können zusätzliche Transport-, Auftragserfassungs-, Schnittstellen-, Nachverfolgungs- und Kommunikationsschritte erfordern. Verzögerungen können sich erhöhen, wenn die Informations- oder Probenverfügbarkeit zwischen den Organisationen beeinträchtigt ist.
