Un échantillon peut quitter le lieu de prélèvement à temps et arriver en retard à l’analyseur. Entre le prélèvement et l’analyse, une chaîne pré-analytique comprend l’identification, la concordance des commandes, l’enregistrement, la clarification, l’acheminement, le suivi et les transferts entre les systèmes. Si l’une de ces étapes échoue, le délai d’exécution en laboratoire peut s’allonger avant même le début des analyses.
L’importance du délai d’exécution des analyses en laboratoire ne se limite pas à la vitesse de l’analyseur. Du temps peut être perdu lors de l’examen d’un tube mal étiqueté, de la correction d’une commande incomplète ou de la clarification d’informations manquantes.
La norme CLSI PRE01 intègre la commande, l’identification, l’étiquetage, le transport et la manipulation des échantillons au processus de pré-examen. Dans ce contexte, MDForLives a mené une enquête auprès de responsables, de superviseurs et de directeurs de laboratoires aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada afin de comprendre les difficultés rencontrées lors de l’enregistrement des échantillons. Les résultats détaillés sont disponibles dans le rapport MDForLives intitulé « Analyse de l’enregistrement des échantillons en laboratoire » .
Le rapport Insight présente des données détaillées. Ce blog pose une question plus pratique : à quel moment un échantillon peut-il être perdu entre son prélèvement et son analyse ?
L’incertitude quant à l’identité peut retarder le délai d’exécution avant le début de l’adhésion.
Le premier risque de retard dans les délais d’analyse peut survenir avant même que l’échantillon n’arrive au laboratoire. Selon l’enquête MDForLives, 71,4 % des répondants ont indiqué que les tubes ou contenants d’échantillons mal étiquetés, non étiquetés ou non concordants constituaient la cause la plus fréquente de rejet pré-analytique ou de retard de traitement.
Un problème d’étiquetage transforme un prélèvement de routine en cas exceptionnel. Le personnel peut être amené à vérifier les identifiants, contacter le lieu de prélèvement, décider si l’échantillon est acceptable ou organiser un nouveau prélèvement. Les responsables ont également signalé des codes-barres mal positionnés, empêchant leur lecture, et des échantillons arrivant avec des identifiants manuscrits.
Pour optimiser les délais d’exécution des analyses de laboratoire, la qualité du prélèvement détermine si l’échantillon est traité comme une procédure de routine ou comme un problème nécessitant une intervention préalable. Respecter les délais commence donc par rendre l’échantillon identifiable et scannable dès la première manipulation.
Un laboratoire majoritairement numérique peut néanmoins hériter d’une file d’attente manuelle.
Un échantillon correctement étiqueté nécessite toujours une ordonnance que le laboratoire peut utiliser. La commande électronique est courante, mais les réquisitions papier restent une partie du flux de travail pour de nombreux répondants.
Les ordonnances papier ou incomplètes peuvent nécessiter une lecture, une mise en correspondance avec l’échantillon, une saisie, une vérification et une correction. L’enquête a révélé que 42,9 % des répondants consacraient entre une et trois minutes à la transcription ou à la vérification manuelle des informations pour chaque ordonnance papier.
Those minutes may seem minor individually, but they accumulate across busy receiving workflows. Partial digitization does not eliminate manual work. It concentrates on the orders outside the normal digital pathway.
Améliorer les délais de traitement des opérations de laboratoire implique donc de ne pas se contenter de regarder le nombre de commandes reçues par voie électronique, mais de se demander combien de temps le personnel est encore consacré à la résolution des exceptions.
Les informations manquantes transforment le temps de traitement en temps d’attente
L’enregistrement d’un spécimen peut ne prendre que quelques minutes. L’attente d’informations manquantes peut être beaucoup plus longue. Dans le cadre de l’enquête, 42,9 % des répondants ont indiqué avoir attendu entre 15 et 60 minutes pour obtenir des clarifications, tandis que 42,9 % ont signalé des temps d’attente allant de 1 à 4 heures pour résoudre une erreur d’enregistrement ou un détail manquant dans une commande.
L’échantillon se trouve peut-être déjà au laboratoire, mais son analyse est bloquée tant que les informations manquantes n’ont pas été confirmées. Pendant ce temps, il doit être conservé, suivi, réexaminé et faire l’objet d’un suivi.
L’enjeu n’est pas simplement d’accélérer les procédures d’accès, mais de réduire le délai entre l’identification d’une exception et sa résolution. Des commandes entièrement électroniques, une attribution claire des responsabilités, des canaux de communication rapides et des flux de travail de gestion des exceptions bien définis permettent d’éviter qu’un simple manque d’information ne se transforme en une interruption d’une heure.
Pendant le déplacement de l’échantillon : la mauvaise visibilité crée des travaux autour de l’œuvre
Tous les retards ne sont pas dus à l’arrêt du déplacement de l’échantillon. Parfois, les personnes qui l’attendent ne peuvent tout simplement pas le voir.
L’étude MDForLives a révélé que les appels concernant le statut des échantillons, émanant de médecins, d’infirmières ou du personnel de la clinique, interrompent fréquemment le travail des équipes de réception. Cela engendre deux flux de travail distincts pour chaque échantillon : le travail physique de réception, d’enregistrement, d’acheminement et d’analyse, et le travail d’information consistant à confirmer sa localisation et à vérifier qu’aucun élément ne manque.
Lorsque le statut des échantillons n’est pas visible en dehors du laboratoire, les équipes cliniques n’ont d’autre choix que de se renseigner. Le suivi en temps réel permet de réduire ces doublons tout au long des étapes de réception, d’enregistrement, d’acheminement, d’envoi et d’analyse.
Alors que les laboratoires cherchent à améliorer leur visibilité, l’IA dans les laboratoires cliniques peut également contribuer à identifier les schémas de flux de travail et les lacunes en matière d’information qui contribuent aux retards inutiles.
La visibilité peut donc influencer le délai d’exécution presque autant que l’emplacement. Un spécimen qui se déplace physiquement mais qui est invisible numériquement peut tout de même générer de l’incertitude et du travail supplémentaire.
L’automatisation ne permet de gagner du temps que si les transferts de responsabilité fonctionnent correctement.
De nombreux laboratoires utilisent déjà la commande électronique, les systèmes de codes-barres et les plateformes SIL. Les difficultés persistantes se manifestent souvent entre ces outils.
Seuls 14,3 % des répondants ont qualifié l’intégration du SIL aux systèmes de commande de fluide. Les responsables de laboratoire ont également signalé des difficultés à localiser les échantillons dans les zones de réception très fréquentées et une mauvaise intégration avec les prestataires externes pour les analyses à effectuer.
Ce facteur est important pour comprendre les causes des retards dans les analyses externalisées ou envoyées à des laboratoires externes. Dès qu’un échantillon franchit les frontières organisationnelles, le transport, les interfaces externes, le suivi et la communication peuvent créer de nouveaux points de divergence entre les informations et le statut de l’échantillon.
Les implications vont bien au-delà de la simple installation de nouvelles technologies. Un code-barres n’est utile que s’il est scannable, une commande électronique que si le système de réception peut l’utiliser, et une interface SIL que si elle réduit les saisies manuelles et les ressaisions.
L’automatisation efficace des laboratoires peut réduire les tâches manuelles répétitives et améliorer la cohérence des flux de travail, mais son impact dépend de la qualité de l’interconnexion des systèmes sous-jacents et des transferts de données.
En matière de délais d’exécution des analyses de laboratoire, l’objectif n’est pas une numérisation maximale, mais la continuité du processus, de la commande à l’échantillon, jusqu’à l’analyse.
Le délai d’exécution commence avant l’analyseur
When laboratory teams discuss turnaround time, attention often moves to analytical platforms, staffing, or testing throughput. But part of the delay may already have accumulated before the analyzer receives the specimen.
Un problème d’étiquetage entraîne une enquête. Une commande incomplète nécessite un travail manuel. Des informations manquantes provoquent une suspension. Un suivi limité engendre des demandes de mise à jour. Un problème d’interface implique une nouvelle saisie. Aucun de ces éléments ne constitue le test de laboratoire en lui-même, mais chacun peut influencer le moment où il commence.
Ces dépendances pré-analytiques sont importantes non seulement pour la rapidité, mais aussi pour la précision du diagnostic en laboratoire , car l’identification, la correspondance des commandes, la manipulation des échantillons et l’intégrité des informations peuvent toutes influencer la fiabilité du processus de test.
C’est là toute l’importance du délai d’exécution dans la pratique du laboratoire : le délai d’exécution reflète la fiabilité de l’ensemble du processus, et non simplement la rapidité avec laquelle un instrument produit un résultat.
Pour les responsables de laboratoires, la question pertinente n’est pas seulement : « Comment accélérer les tests ? » mais aussi : « À quel moment l’échantillon cesse-t-il de se déplacer correctement avant le début du test ? »
Une meilleure identification des échantillons, des commandes numériques plus complètes, une clarification plus rapide, un suivi visible et une intégration système renforcée convergent tous vers le même objectif : réduire les moments où le personnel doit s’arrêter, interpréter, ressaisir, rechercher ou localiser manuellement des informations.
Foire aux questions
Quel est le délai d'exécution des analyses de laboratoire ?
Le délai d’exécution des analyses de laboratoire correspond au temps nécessaire pour réaliser un test. Les dates de début et de fin varient selon le laboratoire et le type de test, et des retards peuvent survenir avant, pendant ou après l’analyse.
Qu’est-ce qui peut retarder un test de laboratoire avant le début de l’analyse ?
Les retards pré-analytiques peuvent inclure des problèmes d’étiquetage, des commandes incomplètes, des demandes sur papier, la saisie manuelle de données, des problèmes de transport, des attentes de clarification, des problèmes d’acheminement et une visibilité limitée de l’emplacement de l’échantillon.
Pourquoi les erreurs d'étiquetage sont-elles importantes pour le délai d'exécution des analyses de laboratoire ?
Un échantillon mal étiqueté, non étiqueté ou non concordant peut nécessiter une enquête ou un nouveau prélèvement avant que les tests puissent être effectués , ce qui crée à la fois un problème de qualité et un retard dans les délais d’exécution.
Comment l'intégration du SIL peut-elle améliorer les délais d'exécution dans les flux de travail de laboratoire ?
Une intégration efficace des SIL peut réduire les saisies en double, les appariements manuels et les clarifications en permettant une circulation fiable des informations relatives aux commandes et aux échantillons entre les systèmes.
L’externalisation ou l’envoi de tests à des laboratoires externes peuvent-ils augmenter les délais d’exécution des analyses
Oui. L’envoi de tests à des laboratoires externes peut engendrer des étapes supplémentaires liées au transport, à la saisie des commandes, à l’interface, au suivi et à la communication. Les délais peuvent s’allonger en cas de rupture de la visibilité des informations ou des échantillons entre les organismes.
